I “ruba tempo” contro il time management

Sai a cosa serve il time management?

Partiamo da una riflessione.

Quando le cose non vanno come vogliamo può essere a causa di qualche ostacolo che ci ha sbarrato la strada.

Spesso in un progetto di pianificazione strategica gli sbarramenti sono difficili da gestire e superare.

Ma molto spesso questi sbarramenti sono la somma di tanti piccoli ostacoli che si generano durante il percorso. Per questo, può essere tuo alleato il time management.

Allora è bene iniziare sempre dal basso, dalle cose che sembrano più insignificanti e scoprire che a volte siamo noi stessi causa di questi ostacoli, come pure altre volte la causa si trova nell’ambiente circostante.

La causa potrebbe essere anche di natura psicologica o di natura fisica.

Hai mai provato a individuare e riflettere sugli ostacoli o le inibizioni che incontri nel tuo lavoro?

Chi sono i ladri del tuo tempo?

Sai dare un nome e cognome? Riconosci cos’è che ti ruba il tempo? Sai descrivere la situazione?

Il time management, la gestione del tempo, è una competenza.

Adesso ti faccio un elenco di problemi che possono inficiare la tua capacità di gestire bene la risorsa tempo.

1. Riunioni inefficaci
2. Carenza di delega
3. Scarso livello di responsabilità dei collaboratori
4. Mancanza di priorità
5. Carenza di comunicazione
6. Indecisione e lentezza
7. Troppi lavori urgenti
8. Non saper dire di NO
9. Essere coinvolto in troppe cose
10. Lavori non portati a termine
11. Mancanza di auto disciplina
12. Pochi strumenti informatici
13. Telefono, sms, ecc.

Ti è familiare?

Trattasi di un elenco di cause (forse molte non ti appartengono) che ho conosciuto durante la grande quantità di corsi e seminari che ho erogato ad imprenditori e manager sul tema del time management (e non solo).

Leggendo questo elenco avrai sicuramente compreso che forse non sono gli altri ad essere i veri colpevoli e che la maggior parte del tempo che ci viene rubato è causa di noi stessi e non dall’ambiente.

Ti sei mai chiesto se sono loro che interrompono o sei tu che permetti loro di essere interrotto?

Il cellulare suona troppo spesso? O sei tu che lo lasci acceso mentre stai facendo una cosa importante?

Le mail disturbano in continuazione o sei tu che hai abilitato lo smartphone per essere avvisato in tempo reale con un suono acustico?

Troppe persone entrano nel tuo ufficio a chiedere come andare avanti o sei tu che non hai previsto la loro formazione a tempo debito?

Il time management è alla base di tutti i tuoi processi di business.

Facciamo un’altra riflessione.

Se una mattina vediamo dalla finestra di casa che inizia a nevicare ed abbiamo un appuntamento al quale poi arriviamo in ritardo, il problema è delle condizioni atmosferiche? Non è forse nostro, causato dal fatto che non siamo usciti di casa per tempo?

Nella stessa condizione metereologica, dovendo andare in aeroporto a prendere un aereo ci saremmo comportati allo stesso modo?

Non credo. Anzi penso, diligentemente, avremmo persino studiato percorsi alternativi.

Per ognuno dei 13 punti in elenco potrei farti un sotto elenco di motivazioni, ad esempio suggerirti il perché le riunioni non sono efficaci:

[unordered_list style=”red-x”]

• non esiste un chiaro ordine del giorno;
• le persone invitate non sono quelle giuste;
• è l’ennesima riunione sullo stesso tema;
• si fanno troppe chiacchiere irrilevanti;
• non ci sono conclusioni concrete;
• sei troppo autoritario;
• si inizia sempre in ritardo;
• ci sono troppe interruzioni dall’esterno;
• tutti i cellulari restano accesi e le persone rispondono o lo utilizzo per altro;
• non è stabilito l’orario di fine;
• ecc.

[/unordered_list]

per fare in modo che tu possa trovare il rimedio.

Io mi faccio aiutare dal software Target Navigator che ha una funzione specifica riguardante le riunioni di lavoro.

Questo è il software con il quale erogo la mia consulenza presso le aziende, e con il quale faccio eseguire il verbale delle riunione con la conseguente registrazione delle attività necessarie a soddisfare le decisioni della riunione stessa, indicando, chi, cosa ed entro quando.

Non solo, ma Target Navigator (guarda il tutorial e scoprirai come) mi propone anche l’ordine del giorno facendomi presente, mediante un documento (generato automaticamente) quali sono, ad esempio, gli obiettivi che vanno verificati e le attività non ancora completate.

Capirai che non posso ora continuare a trattare tutte le altre cause dell’inefficacia del time management.

E quindi per terminare vorrei solo darti un ultimo spunto di riflessione.

Hai mai pensato che madre di tutte le cause possa essere non praticare la virtù dell’ordine?

Sai che questa virtù molto pratica si compone di tre livelli?

1. Ordine mentale.
2. Ordine temporale.
3. Ordine materiale.

e che non puoi avere un ordine materiale se prima non hai stabilito un ordine temporale e se prima ancora non hai definito un ordine mentale?

Roberto Lorusso
Founder and Ceo Duc In Altum srl